Shopify Return & Exchange tool
Låt kunderna i Shopify-butiken hantera returer, byten, avbokningar och reklamationer själva, utan separat kontakt med kundtjänst. Allt samlas i ett system och synkas automatiskt direkt till Shopify.
Ange orsakerna som kunden kan välja mellan vid start av en retur, ett byte eller en reklamation. Samma orsaker gäller både i webbutiken och i Shipit.
Lägg till en returskäl
Klicka på Ange orsaker för retur, byte och reklamation för att komma till hanteringen av orsaker.
Välj språk (Språk) i den övre menyn. Orsakerna läggs alltid till på det valda språket — svenska orsaker under SV, engelska under EN och så vidare. Lägg till orsakerna separat för varje språk som visas för kunden.
Fyll i fälten i formuläret Lägg till orsak på det valda språket:
Orsakskod: den tekniska identifieraren för orsaken. Använd gemener, siffror och understreck (inga å, ä eller ö), till exempel fel_storlek. Koden syns inte för kunden.
Orsakstext: texten som visas för kunden i returformuläret, till exempel fel storlek.
Typ: välj om orsaken gäller retur (Retur), byte (Byte) eller reklamation (Reklamation).
Sorteringsrdning: styr i vilken ordning orsakerna visas i formuläret. Lägre nummer visas först.
Klicka på Lägg till för att spara orsaken.
Konfigurerade returorsaker
Tillagda orsaker visas i en lista under Konfigurerade returorsaker. Varje orsak visar namn, orsakskod, språk, status och typ. Redigera orsaken (Redigera), inaktivera den tillfälligt (Inaktivera) eller ta bort den helt (Radera).
Så visas returorsakerna för kunden
De angivna returorsakerna visas för kunden i returformuläret när kunden väljer produkt och åtgärd. Kunden väljer först åtgärd (retur, byte eller reklamation) och därefter en passande orsak bland dem som är angivna för den åtgärden. Kunden kan även beskriva orsaken närmare i ett fritt textfält.
Leveransalternativ för returen
Ange vilka transportsätt kunden kan använda för att returnera produkter. Samma leveranssätt gäller både i webbutiken och i Shipit.
Lägg till ett leveranssätt
Klicka Konfigurera returfraktmetoder för att komma till hanteringen av leveranssätt.
Fyll i fälten i formuläret Lägg till fraktmetod:
Fraktmetod: välj transportsätt i rullistan som kunden kan använda för att returnera produkten.
Prioritet: styr ordningen mellan leveranssätten. Lägre nummer betyder högre prioritet och visas för kunden först.
Aktiv: håll markerad för att leveranssättet ska visas för kunden.
Visningläge på sista sidan: välj vad kunden ser i slutet av returen. Alternativen är aktiveringskod (Visa aktiveringskod), nedladdningsbar returetikett (Visa nedladdningsbar etikett) eller enbart transportanvisningar, som skrivs in i nästa fält.
Kundinstruktion: skriv anvisningarna som kunden ser efter att ha skickat en retur med det här leveranssättet, till exempel var och hur paketet lämnas in. Formatera texten och lägg till länkar vid behov.
Klicka på Lägg till leveranssätt för att spara det.
Angivna leveranssätt
Tillagda leveranssätt visas i en lista under rubriken Returfraktmetoder. Redigera inställningarna för varje leveranssätt direkt i listan och spara ändringarna (Spara). Inaktivera ett leveranssätt tillfälligt (Inaktivera) eller ta bort det helt (Ta bort). Ändra ordningen genom att dra raden med de tre strecken till vänster, men det är prioriteten som styr i vilken ordning leveranssätten visas för kunden.
Butikskreditbonus
Ge kunden en extra bonus för att uppmuntra val av butikskredit istället för återbetalning. Väljer kunden butikskredit levereras krediten som ett presentkort, och bonusen läggs till ovanpå beloppet med den procentsats som anges.
Obs. Tack vare Shopify-integrationen skapas och levereras presentkortet automatiskt till kunden — ingen manuell hantering krävs.
Ange butikskreditbonusen
Klicka på Konfigurera butikskreditbonus för att komma till bonusinställningarna.
Aktivera Aktivera butikskreditbonus. Bonusen kan slås på och av utan att den angivna procentsatsen försvinner.
Skriv in procentsatsen i fältet Butikskreditbonus (%) som kunden får extra vid val av butikskredit istället för kontant återbetalning. Med värdet 5 får kunden till exempel 5 % mer i kredit som presentkort.
Klicka på Spara för att spara inställningarna.
Redigera bonusen eller inaktivera den när som helst genom att klicka på Redigera.
Returbegränsningsregler
Returbegränsningsregler begränsar retur, byte eller reklamation för specifika produkter eller ordrar.
Vanliga användningsfall är till exempel rabatterade produkter, skräddarsydda produkter eller andra artiklar som inte ska tas emot som retur.
Reglerna fungerar automatiskt: innehåller kundens retur en produkt som matchar en regel, blockeras de valda åtgärderna och det angivna meddelandet visas för kunden.
Hantera reglerna i returverktygets inställningar genom att klicka på Konfigurera begränsningsregler.
Skapa en ny regel genom att fylla i fälten:
Regelnamn – ge regeln ett beskrivande namn som gör den lätt att känna igen senare, till exempel rabatterade produkter eller skräddarsydda ordrar.
Prioritet – styr i vilken ordning reglerna kontrolleras. Regler med högre prioritet kontrolleras först. Standardvärdet är 0.
Beskrivning – valfri intern beskrivning av regeln. Syns inte för kunden.
Regeltyp – välj vilken nivå regeln gäller, till exempel produktnivå.
Matchningsfält – välj vilket fält matchningen baseras på, till exempel produktens SKU eller produkttagg.
Matchningsvärde – ange värdet som regeln söker efter, till exempel final-sale. Motsvarar det valda fältet detta värde, träder regeln i kraft.
Blockerade åtgärder – välj vilka åtgärder regeln blockerar: blockera retur, blockera byte, blockera reklamation och/eller ta bort butikskreditbonus. Flera val är möjliga samtidigt.
Kundmeddelande – skriv meddelandet som visas för kunden när regeln gäller. Ange meddelandet separat på engelska, finska, svenska, norska och estniska, så ser kunden det på sitt eget språk.
Spara regeln genom att klicka på Lägg till.
Sparade regler visas under Angivna begränsningsregler. Varje regel visar status, typ, prioritet och matchningsvillkor samt blockerade åtgärder. Inaktivera regeln, redigera den eller ta bort den helt med knapparna på raden.
Tillgängliga returflöden
Det här avsnittet anger vilka åtgärder kunden kan använda i returverktyget. Inaktiverade åtgärder döljs helt från kundens vy, så kunden ser bara de alternativ som är aktiverade.
Aktivera önskade åtgärder:
Erbjud returer – kunden kan returnera produkter mot återbetalning eller butikskredit.
Erbjud byten – kunden kan byta produkten mot en annan produkt eller variant.
Erbjud reklamationer – kunden kan reklamera en skadad, defekt eller saknad produkt.
Spara valen genom att klicka på Spara tillgängliga flöden.
Automatiskt godkännande
Det här avsnittet anger vilka returförfrågningar som godkänns automatiskt utan manuell granskning.
Godkänns en förfrågan automatiskt skapas ett returadresskort direkt till kunden, utan separat hantering av förfrågan.
Aktivera automatiskt godkännande med reglagen:
Godkänn returer automatiskt – returförfrågningar godkänns automatiskt och returetiketter skapas direkt.
Godkänn byten automatiskt – bytesförfrågningar godkänns automatiskt och returetiketter skapas direkt.
Godkänn reklamationer automatiskt – reklamationsförfrågningar godkänns automatiskt utan manuell granskning. Rekommenderas inte, eftersom reklamationer generellt bör granskas från fall till fall.
Ange dessutom inställningar för aviseringar:
Skicka kundbekräftelse när returen skapas – kunden får ett bekräftelsemejl direkt när returförfrågan har skapats.
Skicka e-post till mig om kunden väljer avbeställning – handlaren får en avisering direkt när kunden skickar en avbokningsförfrågan.
Lägg till e-postadresserna för returaviseringar i fältet Handlarens e-postadresser för notiser, en adress per rad. Lämnas fältet tomt skickas aviseringarna endast till kontoägarens e-post.
Spara inställningarna genom att klicka på Spara inställningar för automatiskt godkännande.
Bra att veta – kombinerade returförfrågningar: skickar kunden en förfrågan med flera åtgärdstyper (till exempel retur + reklamation), väntar hela förfrågan på godkännande om någon åtgärdstyp kräver manuell granskning. Det gör det möjligt att granska hela förfrågan innan returetiketten skapas.
Returtexter
Avsnittet Returtexter samlar alla texter som visas för kunden i returverktyget – från rubriker och knapptexter till anvisningar och felmeddelanden. Här anpassas verktygets ton och formuleringar efter varumärket. Klicka på Konfigurera returtexter för att komma till redigeringen.
Varje fält har en färdig standardtext som visas som ett grått exempel. Lämnas fältet tomt används standardtexten. Under varje fält finns en kort förklaring av var i verktyget texten visas.
Språk. Överst i vyn finns en språkväljare (EN, FI, SV, ET, NO). Välj språk för texterna som ska redigeras – texterna sparas alltid för det valda språket. Gå igenom språken ett i taget för att anpassa texterna för alla kunder på deras eget språk.
De redigerbara texterna är indelade i följande delar:
Navigation och framsteg – steg- och förloppsmarkeringar samt knappar (Fortsätt, Tillbaka, Nästa, Skicka) och texter för laddnings- och sändningsstatus.
Startsida – rubrik och anvisningstext för första steget, rubriker och anvisningstexter för fälten spårningsnummer och mottagare samt texter för länkarna till integritetspolicy och returvillkor.
Rubriker för stegen – rubrikerna som visas för varje steg i returflödet (val av produkter, returtyp, uppgifter om kreditering och reklamation, granskning och skicka).
Val av produkter och åtgärder – texter för produktkort, hantering av antal samt rubriker och anvisningar för retur, byte och reklamation.
Retur, byte och reklamation – rubriker och anvisningstexter för orsaks- och tilläggsfält per åtgärdstyp, texter för bilduppladdning samt val av produkt att byta till.
Returtyp och paket – rubriker och beskrivningar för frakt- och butiksretur samt fält för paketmått.
Kreditering och bonus – texter för krediteringssätt, alternativen presentkort och butikskredit samt meddelanden om krediteringsbonus.
Bekräftelse- och felmeddelanden – rubriker och beskrivningar för lyckad status och väntestatus, nedladdningsknappar för returetikett och tulldeklaration samt olika felmeddelanden.
Obligatoriska fält. Längst ner i avsnittet väljs med kryssrutor vilka fält kunden måste fylla i för att kunna gå vidare.
Kräv till exempel godkännande av integritetspolicyn, en returorsak eller val av returtyp eller krediteringssätt. Gör bara de fält obligatoriska som är nödvändiga för returprocessen — färre obligatoriska fält betyder färre steg för kunden att fylla i.
Åtgärdsspecifika meddelanden
Längst ner i vyn Returtexter redigeras meddelandena som visas för kunden efter att en förfrågan har skickats. Varje åtgärdstyp har ett eget rubrik- och meddelandefält, och rätt meddelande väljs automatiskt utifrån vilken typ av förfrågan kunden gjort. Under varje fält finns en förhandsgranskning som visar hur rubrik och meddelande ser ut tillsammans för kunden. Lämnas fältet tomt används standardtexten.
E-postmallar
Avsnittet E-postmallar samlar de e-postaviseringar som skickas till kunden under returprocessen. Anpassa innehåll och ton för varje avisering efter varumärket, för varje returstatus och språk.
Returlänk i Shipits e-post
Reglaget Visa returlänk i Shipits e-post lägger till en returknapp i Shipits orderbekräftelser till kunden, så att returen kan startas direkt från bekräftelsemejlet. Spara valet genom att klicka på Spara Shipit-e-postinställning.
Klicka på Konfigurera e-postmallar för att redigera själva mallarna.
Välj först språk (EN, FI, SV, ET, NO) i mallvyn och därefter den returstatus vars meddelande ska redigeras.
Statusalternativen är Inkickad, Godkänd, Nekad, Mottagen, Slutförd, Avbruten och Misslyckad – varje status har en egen avisering som skickas när returen når det steget.
Språkinställningar för e-post. Längst ner i vyn anges vilket språk e-posten skickas på när ordern saknar språkinformation.
Standardspråk för e-post styr det primära språket (till exempel baserat på kunden eller sidans språk), och Reservspråk används när ingen passande mall eller inget passande språk hittas. Spara valen genom att klicka på Spara språkinställningar.
Varumärke och policyer
Avsnittet Varumärke och policyer anpassar returverktygets utseende efter varumärket samt anger policyer för retur och integritet. Klicka på Konfigurera varumärke och policyer för att komma till inställningarna.
Logotyp. Ladda upp företagets logotyp för visning i returverktygets rubrik. Rekommenderad storlek är 200 × 80 pixlar, och godkända filformat är PNG, JPG, SVG och WebP (max 2 MB). Den aktuella logotypen visas som förhandsgranskning och tas bort med en knapp. Menyn Logotypens storlek styr hur stor logotypen visas i verktyget.
Återförsäljarens sidlayout. Menyn Layout styr om returssidan använder en vanlig returssida eller en varumärkesanpassad sidopanelslayout med stor bild.
Anpassad returverktygs-URL Skapa en egen adress för returverktyget att dela med kunderna. Ange önskad identifierare i fältet URL-slug, som läggs till efter adressen https://api.shipit.ax/fi/returns/. Identifieraren får bara innehålla gemener, siffror och bindestreck, och längden är 3–50 tecken. Den färdiga adressen visas under fältet i en grön ruta och kopieras med kopieringsknappen.
Captcha. Skydda den publika returssökningen mot robotar genom att välja Google reCAPTCHA eller Cloudflare Turnstile i menyn Captcha-tjänst. Captcha kan även stängas av helt.
Leverantörskommunikation. Menyn Kommunikationsläge styr hur returverktyget kommunicerar med webbutiken. Alternativen är Plain (Shipits eget returflöde), Shopify (direkt Shopify-integration) och JSON-RPC (leverantörens JSON-RPC-slutpunkt). Det är en teknisk inställning – lämna den på standardvärdet om det inte är känt att butiken kräver ett annat anslutningssätt.
Varumärkesfärger. Välj primär, sekundär och tertiär accentfärg för den publika returssidan. Den primära färgen används i länkar, förloppsindikatorer och huvudsakliga accenter, den sekundära i stödjande accenter och den tertiära i bonusaccenter.
Här anges uppgifter om retur och integritet:
Integritetspolicyns URL – länk till den egna integritetspolicyn, som visas vid sidan av Shipits integritetspolicy.
Återbetalningstid (dagar) – antal dagar för handläggning av kredit efter mottagen returprodukt. Observera att EU-lag kräver kreditering inom 14 dagar.
Ansvar för returfraktkostnad – vem som betalar returfrakten. Uppgiften visas för kunderna.
Visa EU:s ångerrättsmeddelande – är det valt visas EU:s 14-dagars konsumenträttsliga ångerrättsmeddelande på returpolicysidan.
Anpassad returpolicy
Lägg till en egen text för returpolicyn separat för varje språk (EN, FI, SV, ET, NO). Texten visas på returpolicysidan.
Uppgifter om personuppgiftsansvarig (GDPR). Ange företagets uppgifter för GDPR-efterlevnad: företagets namn, kontakt-e-post för dataskydd och företagets adress. Uppgifterna visas på integritetspolicysidan.
Spara alla ändringar genom att klicka på Spara inställningar.
Butiksreturer
Avsnittet Butiksreturer tillåter att kunder lämnar tillbaka produkter i den fysiska butiken istället för att skicka dem.
Aktivera funktionen med reglaget Aktivera butiksreturer. Är den aktiverad kan kunden i returssteget välja butiksretur som alternativ till att skicka via post.
Fyll dessutom i följande fält:
Butiksadress (valfritt) – den fysiska adress dit kunderna kan returnera produkter. Lämnas fältet tomt används den registrerade företagsadressen.
Butiksinstukrioner – anvisningarna som visas för kunden vid butiksretur, till exempel öppettider och vad som ska medtas med produkten.
Spara inställningarna genom att klicka på Spara butiksreturinställningar.
Returfönster
Avsnittet Returtid anger hur länge kunden kan skapa returer efter att ordern har levererats.
Antal dagar – hur många dagar retur, byte och reklamation är tillåtna.
Fönstret börjar från – från vilken tidpunkt returtiden räknas. Alternativen är Leveransdag och Avsändningsdag. Leveransdag ger kunden full returtid räknat från mottagandet av produkterna, medan Avsändningsdag startar räkningen redan vid avsändningen. Leveransdag är det rekommenderade alternativet, eftersom det är mer rättvist för kunden.
Spara inställningarna genom att klicka på Spara returfönsterinställningar.
Maximal paketstorlek
Avsnittet Maximal paketstorlek anger de maximala måtten för returleveranser, för att hålla nere fraktkostnaderna. Ange gränser för fyra värden: Maxvikt (kg), Maxlängd, Maxbredd och Maxhöjd (cm).
Lämna fältet tomt om måttet inte ska begränsas. Överskrider kundens retur någon av de angivna gränserna skapas ingen returetikett automatiskt — returen skickas i stället till manuellt godkännande.
Spara inställningarna genom att klicka på Spara paketgränser.
Shopify-integration
Avsnittet Shopify-integration kopplar samman Shipit-kontot med Shopify-butiken. Installera först Shopify-appen — när Shopify sedan skickar tillbaka till den här vyn kopplas det befintliga Shipit-kontot automatiskt.
När kopplingen är klar visas butikens adress under Ansluten Shopify-butik (till exempel butiken.myshopify.com).
Koppla butiken på nytt med knappen Anslut Shopify på nytt – används endast vid behov av att korrigera eller uppdatera den befintliga installationen.
Så visas och hanteras en retur i Shopify
Gör kunden en retur via returverktyget visas returen automatiskt även på Shopifys ordersida — ingen separat sökning eller sammankoppling av data krävs.
Hantering av returen steg för steg
Returen visas på ordern med status "Return in progress". Ordervyn visar produkten som returneras, kundens valda returorsak samt eventuell tilläggsinformation. Klicka på Process and refund för att starta handläggningen.
Bekräfta returens uppgifter och kredit. Vyn som öppnas visar antalet produkter som returneras, krediteringsbeloppet (Refund owed) samt följande val:
Issue refund: Now eller Later – om krediteringen sker direkt eller senare.
Refund method – till exempel det ursprungliga betalsättet (Original payment).
Refund amount – beloppet som krediteras, som som standard är hela summan men går att redigera.
Send notification once refund is finalized – markera för att kunden ska få en automatisk avisering om krediteringen.
Klicka på Process and refund för att bekräfta krediteringen.
Returen markeras som hanterad. Orderns status ändras till "Return closed", och produkten markeras "Returned". Orderns betalningsuppgifter uppdateras automatiskt: den ursprungliga betalningen (Paid), det krediterade beloppet (Refunded) och nettobetalningen (Net payment) visas tydligt specificerade.
Är aviseringen (Send notification once refund is finalized) vald får kunden automatiskt ett e-postmeddelande om returens handläggning och kreditering. Innehållet i det här meddelandet anges i returverktygets inställningar, se E-postmallar.
Avbokning före leverans
Avbokar kunden ordern innan produkten har skickats, makuleras hela ordern i Shopify.
I orderlistan visas den avbokade ordern som en överstruken rad. All information på ordern — datum, kund, kanal, belopp och leveranssätt — visas överstruken, och statuskolumnerna anger Refunded och Not required.
Öppnar handlaren ordern syns det att produkten är markerad "Removed" och att ordern har fått status "Refunded". Betalningsuppgifterna uppdateras automatiskt: den ursprungliga betalningen (Paid), det krediterade beloppet (Refunded, med orsaken "Order canceled") samt nettobetalningen (Net payment).
Hela processen sker automatiskt — ingen separat hantering av krediteringen krävs i Shopify.
Avbokning efter leverans
Avbokar kunden ordern efter att produkten redan har skickats och tagits emot, makuleras ordern inte direkt — produkten måste först returneras, så avbokningen går samma väg som en vanlig retur.
Kunden går igenom följande steg i returverktyget:
Kunden klickar på "Cancel order" för hela ordern.
Kunden väljer leveranssätt för att skicka tillbaka produkten. Alternativen är till exempel retur med utskrivbart adresskort eller retur till en fysisk butik, samt val mellan olika transportörers (till exempel Matkahuolto, Posti eller PostNord) utlämningsställen.
Kunden väljer krediteringssätt. Utöver kontant återbetalning kan presentkort med bonus erbjudas, om butikskreditbonusen är aktiverad.
Kunden granskar uppgifterna och skickar avbokningsförfrågan. Sammanfattningen visar produkten som avbokas, orsak, krediteringssätt och e-postadressen dit statusuppdateringar skickas.
Valde kunden ett utskriftsfritt returalternativ (till exempel Matkahuolto Lähellä-paket) fås en aktiveringskod som anges vid inlämning på returstället — inget separat adresskort behövs. I andra fall, till exempel vid PostNords leveranssätt, får kunden ett adresskort att skriva ut och fästa på paketet.
Avbokningen visas inte som en överstruken rad i orderlistan, till skillnad från fallet före leverans som beskrivs ovan. Istället visas avbokningen på ordern med status "Return in progress", med returorsak och tilläggsinformation (till exempel "Other • Cancelled by customer") samt knappen Process and refund — precis som vid en vanlig retur.
Hanteringen fortsätter på samma sätt som en vanlig retur. Se de exakta handläggningsstegen i avsnittet ovan, Så visas och hanteras en retur i Shopify.
Så visas och hanteras ett byte i Shopify
Gör kunden ett byte i returverktyget synkas det inte helt automatiskt till Shopify — bytet skapas manuellt i Shopify med några klick.
Hantering av bytet steg för steg
Öppna ordern och klicka på knappen "Return" i ordervyns övre högra hörn.
Välj produkter och antal som returneras (till exempel 1/1), och välj returorsak för respektive produkt i rullistan (Return reason).
Lägg till bytesprodukter under "Exchange items" genom att klicka på "Add products". Välj produkten som kunden byter till, till exempel samma produkt i en större eller mindre storlek.
Lägg till returens spårningsuppgifter. Logga in i Shipit, gå till Orderhistorik → Kundreturer, kopiera returens spårningsnummer och skriv in det i Shopifys fält Tracking number.
Klicka på "Create return" för att skapa bytet.
Ordern får status "Return in progress". Vyn visar produkterna som returneras och deras orsaker, samt fältet "Unreleased exchange items" med produkterna som ska skickas till kunden.
Klicka på "Process return" för att slutföra bytet.
Bekräfta slutligen produkterna som returneras och skickas i bytet. Sammanfattningen visar returprodukterna (Return items to confirm), bytesprodukterna (Exchange items to confirm) samt en eventuell returfraktkostnad (Refund shipping). Sammanfattningen visar även om kunden debiteras ett tilläggsbelopp (Amount to collect), till exempel när bytesprodukten är dyrare än returprodukten. Markera "Send invoice to customer" för att skicka en faktura på ett eventuellt tilläggsbelopp till kunden, och klicka på "Process return" för att slutföra.
Så gör kunden en reklamation
Kunden anger ordernummer samt e-post eller telefonnummer på ordern i returverktyget, på samma sätt som vid retur eller byte.
Kunden väljer åtgärden "Claim" (Reklamation) för produkten.
Kunden väljer en passande orsak bland de färdiga reklamationsorsakerna (till exempel Broken), beskriver problemet i ett fritt textfält och kan lägga till bilder som stöd för reklamationen.
Kunden väljer leveranssätt för att skicka tillbaka produkten, på samma sätt som i övriga flöden i returverktyget.
I sista steget informeras kunden om att reklamationen kräver godkännande av handlaren, enligt inställningarna i returverktyget.
Kunden får bekräftelsen "Request submitted for review". Meddelandet anger att reklamationen väntar på handläggning och att returadresskortet skickas via e-post när reklamationen är godkänd.
